随着物联网技术和人工智能技术的发展，大量设备的自我感知能力和自我处置能力为人们的日常工作提供了极大的便利，提高了工作效率，减少了失误。目前，智能技术也应该广泛体现在档案库房的各种设备(密集架、密集柜、智能密集柜)中。比如档案库房所需的智能环境控制系统，可以实现库房的消毒杀菌、库房温湿度的自动监控、自动通风，大大提高了档案库房管理的智能化程度。
目前各地档案库房的配置层次较多，有的档案库房智能化程度相对较低，有的档案库房智能化配置比较齐全。但由于在智能档案架、档案定位与存取、温湿度控制等方面缺乏统一标准。设备只能独立运行，未能实现智能联动和一体化管理，档案管理软件和设备的使用严重脱节，其智能化功能被削弱。这造成了档案库房设施设备使用的碎片化，也造成了多头管理、重复建设、管理效率低、利用成本高、节能效果差的现象。
近年来，由于档案管理不善，事件层出不穷。档案库房安全不到位，档案被不法人员窃取，灾害预警不完善，火灾、漏水、蠕虫等频发。